Tehas toimis ilma koosolekuteta ja kõik tööd mis oli vaja teha sai edasi öeldud vaid suusõnaliselt ja ei olnud mingit süsteemi kontrolli all olevast tegevusest. Kuna ise olen standardiseeritud ja kontrollitavate tegevuste pooldaja siis otsustasin juurutada koosolekute süsteemi kus oleks kirjas hii tegevused kui ka ettevõtte tulemsute kajastamine.
Alustasin koosolekute stendide läbimõtlemisega ja nägin, et FinMec-is rakendatud süsteemi saaks suures mahus üle võtta ja Pesumaija. Küll ei ole pesumajal planeerimist aga see eest oli palju asju mis oli vaja ära teha selleks, et ettevõte viia paremasse seisu kui ta senini oli. Otsustasin teha whiteboardid iga osakonna lõikes mis olid seotud parendustegevustega. Tootmine, kvaliteet ja tehnila. Igale osakonnale tegin oma boardi, et just selle osakonna tegevusi seal registreerida ja valmimist jälgida. Kui eelnevalt anti ülesandeid suusõnaliselt siis nende elluviimise jälgitavus puudus ja tihti unustas nii korralduse andja kui ka teostaja tegevuse sootuks, kuni taas kuskilt see ette jooksis. Uus süsteem välistas täielikult selle võimaluse. Uues süsteemis pandi kirja ülesande üleskerkimise kuupäev, teema (mida alatihti illustreeris pilt), vastutaja ja lõpuks prognoositav valmimise kuupäev. See tagas maksimaalelt hea kontrolli kõikide töösse antud tegevuste üle. Samuti kehtib alati whiteboardiga reegel, et kui koos paneme teema ülesse siis ka koos võtame selle sealt maha. Samuti võtsin tootmise koosolekul teemaks ka ettevõtte oluliseoma efektiivsus näitaja milleks on pestud pesu kg/tunnis. Kvaiteedis vaatasime tagasi saadetud määrdunud pesu osakaalu, et märgata selle tõusu õigeaegselt.
Iga osakonna koosolek oli korra nädalas ja vaatasime peamiselt üle mis sai vanadest töödest tehtud ning vajadusel võtsime plaani uued tööd. Nagu viimane pilt hästi illustreerib siis tegevusi oli teha palju ja meeskonnal ideede puudust ei olnud, et ettevõtet uuele tasemel viia! Parendustest mis sai tänu whiteboard ruumile ja süstematiseeritud koosolekutele tehtud on näha arenduste all!
Pilte väljatöötatud juhtimissüsteemist:
